Апостиль и легализация

Апостиль и легализация

По мере наращивания документооборота между странами появилась необходимость в использовании единых способов для юридического подтверждения подлинности документов. Один из таких приемов – апостилирование. Он позволяет подтвердить законность документа, который будет предъявляться в соответствующие инстанции за пределами страны. Апостиль используется для удостоверения подписи, а также для подтверждения подлинности штампа или печати. Этот способ используется только в тех государствах, которые подписали Гаагскую конвенцию. В остальных случаях данный метод признан недействительным.

В Российской Федерации апостиль в большинстве случаев представлен в виде штампа, который проставляется на документе. В ряде современных стран активно внедряется процедура электронного апостилирования, которая значительно облегчает обмен документами. Позволяет экономить время и использовать единый формат штампа. К оформлению штампа нет жестких требований, но отклонение от общепринятых норм может создать определенные неудобства и проблемы при предоставлении бумаг на территории другого государства.

В странах, которые не подписали конвенцию, апостиль не имеет юридической силы. В этом случае используется консульская легализация. Значение и функции у представленных способов одинаковые. Второй вариант считается более трудоемким, так как заверение отнимает больше времени и проводится в несколько этапов.

Для каких документов предусмотрена процедура апостилирования?

Представленный способ заверения документов официально признан и используется в 193 странах по всему миру, в том числе и в России. В РФ в обязательном порядке апостилируются следующие виды документов:

  • административные. К данной группе относятся договоры и контракты, если компания сотрудничает с иностранными партнерами и инвесторами. Также апостилируются инструкции, акты, нормативные документы;
  • копии документов и переводы, заверенные нотариусом;
  • документы юридических лиц: протоколы собраний учредителей, уставы;
  • документ об образовании: свидетельства, аттестаты, дипломы;
  • архивные документы;
  • официальные бумаги, предоставленные государственными учреждениями для предъявления на территории других стран;
  • документы, составленные в процессе судебного разбирательства.

Апостилировать можно оригиналы документов или их копии, заверенные нотариусом. Процедура апостилирования не предусмотрена в случае заверения документов, которые имеют коммерческий характер.

Для чего проводится легализация?

Для того чтобы документы, выданные на территории РФ, имели юридическую силу в стране, которая не использует «Апостиль», проводится процедура легализации. Она заключается в поэтапном заверении подписи должностного лица и печати организации.

В ряде случаев процедура легализации является необязательной:

  • если принимающая инстанция не выдвигает подобного требования;
  • при наличии между РФ и другой страной действующего соглашения о двусторонней помощи. Это значительно облегчает и упрощает документооборот;
  • если бумага не подлежит обязательной процедуре легализации. Это распространяется на таможенные декларации, соглашения об оказании определенных услуг, поставке товаров.

Документы со штампом «Апостиль» признаются всеми официальными инстанциями на территории таких стран, как Австрия, Албания, Азербайджан, Чехия, Бельгия, Болгария, США, Япония, Эстония, Украина, Греция, Израиль, Испания, Кипр и других государств, присоединившихся к Гаагской конвенции. В список стран, для которых документы необходимо легализовать в обязательном порядке посредством обращения в посольство или консульство, включает: Афганистан, Анголу, Ватикан, Гаити, Египет, Иорданию, Ирак, Ливию, Лаос, Непал, ОАЭ, Сирию, Таиланд, Филиппины, Чили и другие государства.